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捺印と押印の違いは?正しい使い分けと敬語表現!証拠能力が高いのは?

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捺印・押印

仕事において、取引先やお客様との契約、上司や社長の決裁など、書類に印鑑を押していただくシーンは多々あります。

反対に、自ら印鑑を押す側に立つこともありますね。

ところで、印鑑を押してもらうことに「捺印」「押印」といった言葉がありますが、その違い使い分けに悩んでしまうことはありませんか?。

捺印も押印も、どちらも「印鑑を押してもらう」ことに違いはありません。

しかし、取引先やお客様と交わす大切な契約書などの書類となると、万一の際は「署名」「記名」と合わせて「証拠能力」の違いなど、法律に関わる問題となり得ます。

捺印と押印の使い方や使い分けが、とても重要になってくる場面です。

今回は、捺印と押印の違いや、署名や記名と合わせての証拠能力の違いと、その使い方・使い分けについてを中心に、ビジネスシーンにおける敬語表現なども掴んでいきましょう。

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捺印と押印の違いとは?

捺印(なついん)と押印(おういん)、どちらも印鑑を「押す」という意味において違いはありません。

しかし、捺印と押印はそれぞれ「署名」「記名」と組み合わせて使うのが正しい姿であり、本来は、捺印も押印もそれぞれ単独で使う言葉ではないということを覚えておきましょう。

 

捺印とは?

捺印とは、正しくは「署名捺印」という言葉が省略された言葉です。

署名(しょめい)とは、ボールペンなど筆記具を用いて、自分の氏名を自筆で書くことを指します。

つまり「捺印」という言葉は、自筆で署名した上で印鑑を押すという意味となります。

印鑑を押す文化のない欧米諸国では、昔から自筆の署名(サイン)がもっとも信憑性の高いものとされていますが、こと日本では、署名した上に印鑑を押すことを「署名捺印」とし、証拠能力として非常に高い形となります。

 

押印とは?

一方の押印も、正しくは「記名押印」という言葉が省略された言葉です。

ここでいう記名(きめい)とは、他人による代筆も含め、パソコンで印字された文字やゴム印などでのスタンプなどによってあらかじめ氏名が記された状態を意味します。

つまり「押印」という言葉は、自筆以外の手段で記名されている書類に印鑑を押すという意味。

自筆での記名(署名)でない分、捺印(署名捺印)と比べると証拠能力は低い形となります。

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捺印と押印の正しい使い分けと証拠能力の違いとは?!

捺印と押印の正しい使い分けには、これまで紹介した元々の正しい言葉、

・署名+捺印がセットとなる「署名捺印」

・記名+押印がセットとなる「記名押印」

それぞれの意味の違いを、しっかりと押さえておく必要があります。

 

証拠能力が一番高いのは「署名捺印」!

法律的みて、証拠能力が一番高いのが「署名捺印」

それに続くのが、「署名のみ」「記名押印」となり、証拠能力がもっとも低いのが「記名のみ」となります。

例えば、契約書など重要な書類には確実な証拠となるよう「署名捺印」を求め、簡易的な書類には「認め」の意味合いで「記名押印」が使われています。

あらかじめ書類に氏名が記名されている「記名のみ」では、やはり証拠能力としては不十分です。
一方的な書類としか見なされないのも致し方ありません。

 

証拠能力の違い

証拠能力

このように、あらゆるビジネスシーンにおいて、捺印・押印・署名・記名の4つの言葉の組み合わせは、書類の重要度に合わせて使い分けらます。

単独での使われ方と、組み合わせることでの証拠能力の高さの違いをまとめましょう。

証拠能力の高低差

高い   : 署名捺印
少し高い : 署名のみ
少し低い : 記名押印
低い   : 記名のみ

先に紹介したように、印鑑を押す文化のない欧米諸国では、昔から自筆の署名(サイン)がもっとも信憑性が高いものとされています。

印鑑を押す文化を持つ日本では、署名に加えて捺印する「署名捺印」の形をもっとも証拠能力が高い形と位置づけます。

「署名のみ」「記名押印」の証拠能力は「同レベル」と紹介されるケースもありますが、記名+押印は偽装することは可能です。

印鑑がなくとも、自筆での署名単独の方が、断然証拠能力は高いのです。

ヘンな話、宅配便で「受け取りの印鑑をお願いします」といわれた際に、サインでも大丈夫ですよね?。

サイン(自筆の署名)の方が、証拠能力が高いのですから当然なんです。

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捺印や押印をお願いするときの敬語表現

自分が作成した書類に、上司やお客様に「捺印」や「押印」をお願いするシーンを想定してみてください。

 

上司や社長に印鑑を押すことをお願いするとき

上司や社長に印鑑を押すことをお願いする場合、間柄によっては「ハンコお願いします」で済むかもしれませんが、基本的なビジネスマナーとしてはいただけません。

・課長、こちらの書類に記名押印をお願いします。

・社長、こちらへ署名捺印をお願い申し上げます。

など、ハンコではなく押印・捺印を具体的に用いてお願いすれば大丈夫。

 

取引先やお客様へは「ご」つけて丁寧な表現に

取引先やお客様へ捺印や押印をお願いする場合は、捺印や押印の前に「ご」をつけることで、より丁寧な敬語表現になります。

・契約書の内容をご確認いただき、ご署名ご捺印をお願い致します。

・お送りした書類のお客様のお名前の横へ、ご押印をお願いします。

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署名(サイン)の証拠能力に要注意!

私たち日本人は、印鑑の印影を役所へ「印鑑登録」することで「印鑑証明」を得られる制度があるように、印鑑に絶対的な証拠能力を求めがちです。

しかし、「署名」だけでも十分に証拠能力が認められることは、これまで紹介したとおり。

万一の際に、「印鑑を押していない」と争っても勝ち目はありません。

 

署名(サイン)の証拠能力を軽んじてはいけない!

これは、私自身が経験した署名(サイン)での失敗談です。

あるとき、勤務先の営業所へ来社した「某電力会社グループ」を名乗る営業マンから、節電に関わる調査目的の設備設置の提案を受けました。

本社の総務部門からも許可をもらっているとのことで、私は承諾書の内容に目を通すこともなく、設備設置を承諾する署名(サイン)をしてしまいます。

営業マンは、加えて社判(角印・丸印)を求めましたが、営業所には社判がなく、私の署名だけの書類を持ち帰ったのです。

後日、本社の総務部門へ確認すると、そのような営業に許可した履歴はないとのことで、詐欺まがいの者であったと知りました。

ずいぶん冷や汗をかかされましたが、その後は音信不通となり、結局、(あやしい)設備設置はおこなわれず事なきを得たのです。

当の営業マンからすると、設備設置の承諾書に対し、私個人の署名(サイン)だけでは証拠能力が不十分だと思ったのでしょうか。

みなさんも、「こちらにサインをお願いします」と求められた書類に、よくよく目を通さずに署名(サイン)されませんように。

署名(サイン)の証拠能力を軽んじてはいけません!。

 

まとめ

今回は、捺印と押印の違いや使い方・使い分けを、署名と記名と合わせての証拠能力の違いから紹介してきました。

・捺印とは「署名捺印」が省略された言葉
・押印とは「記名押印」が省略された言葉

どちらも、印鑑を押す行為じたいに違いはありません。

大きな違いは、氏名を自筆で手書きした上での捺印か、あらかじめパソコンやスタンプで記名されたものへの押印かという点。

この違いを押さえることが、捺印と押印の言葉の使い分けの基本です。

これでもう、取引先やお客様へ印鑑を押してもらうときに、「捺印をお願いします」なのか「押印をお願いします」なのか悩みませんね。

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