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了解と承知と了承の意味と違い!ビジネスメールでの上手な使い分けとは?

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了解・承知・了承

今回のテーマは「了解・承知・了承」など、ビジネスメールでよく使われる言葉の違いについて。

いずれも相手へ合意や理解などを示す返答ではありますが、より適切な敬語を使うことが求められるビジネスシーンでは、上司やとくに取引先に対しては本来の言葉の意味とは別に、言葉の文字から受けるニュアンスも加味された使い分けがなされています。

了解・承知・了承の使い分けについて、元々の言葉の意味を比較しながら考えていきましょう。

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了解・承知・了承の意味の違いとは?

了解・承知・了承の使い分けは、ビジネスシーンではけっこう気を使うべき問題でもあります。

社会人1年生の頃の筆者は、上司に向けた状況報告のメールに対し、上司から逐一「了解しました」と返信されてくることから、およそビジネスシーンでは合意や理解などを示す返答として「わかりました」ではなく「了解しました」を使うものだとインプットされていました。

いやはや…(お恥ずかしい)

今回取り上げた「了解・承知・了承」、いずれも簡単にいえば「わかりました」ですし、英語でいえば「OK!」や「I see!」となるのでしょうけれどね。

了解・承知・了承の違いについて、使い方例文を交えながら比較してみましょう。

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了解とは?

了解

了解とは、ものごとの意味や内容、事情を理解することをいいます。

了解の「了」の文字には「終わる」という意味もありますが、「よくわかる・悟る・理解する」という意味も含まれます。

了解の「解」の文字にも「わかる・悟る」といった意味があり、了と解2つ合わせた了解とは、相手の事情など悟り「理解して認める」に重点が置かれた言葉になります。

 

了解の使い方と例文

了解の具体的な使い方としては「○○の件、了解しました」となるのですが、その使い方には注意すべき点があります。

了解という言葉は、目上の人が目下の人へ許可を与えたり、同等の立場の人に対し承諾(同意)を示す際に使われることが多く、社内の目下の人が目上の人、あるいは取引先に対して使うのは失礼と思われることがあります。

「~する」の謙譲語が「~いたす」となるので、「了解いたしました」とすれば目上の人や取引先に対して使っても問題ないはずなのですが、了解という文字・言葉に失礼なニュアンスを抱かれる風習があります。

多くの企業では、お相手に失礼な言葉と受け止められないよう、このあと紹介する「承知しました」を使うのがよいと推奨されています。

目上の人や取引先に対しては、このあと紹介する「承知いたしました」を使うのが何より無難です

 

了解を使った例文

・10時までにご用意する件、了解しました。
・了解しました。明日一番から準備しましょう。
・了解いたしました。部長へもその旨報告しておきます。

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承知とは?

承知

承知とは、単に「知る」という意味もありますが、相手の事情を飲み込んだ上で、依頼や要求の内容を理解し聞き入れ(受け入れ)承諾することを意味します。

承知の「承」の文字には、音読みで「うけたまわる」とされるように「相手の意に沿い引き受ける」という意味があります。

承知の「知」の文字には、ものごとの本質を正しく見通す、相手を理解するという意味が含まれます。

 

承知の使い方と例文

承知の意味としては先の「了解」と然程違いがありませんが、ビジネスシーンに於ける使い方には明らかな違いがあります。

前途した了解が、主に目上の上の人が目下の人に対し許可を与えたり、同等の立場の人に対し承諾(同意)を示す際に使われるのとは対照的に、承知という言葉は、取引先や部下が上司に対して「○○の件については承知しております」という感じに、目下の人が目上の人に対してへりくだって使われることが一般的です。

 

承知を使った例文

・プラン変更の件、承知いたしました。
・承知しました。すぐに確認し報告します。
・承知いたしました。お待ち申し上げます。

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了承とは?

了承

了承とは、相手からの提案や依頼について納得するという意味を持ち、相手の事情を汲んで理解や賛同を示す言葉です。

了承の「了」と「承」の文字の意味は、了解や承知のところでも紹介しました。

了承の「了」の文字には、「よくわかる・悟る・理解する」という意味も含まれます。

承知の「承」の文字には、音読みで「うけたまわる」とされるように「相手の意に沿い引き受ける」という意味があります。

 

了承の使い方と例文

了承は、先の了解と承知と混同して使われてしまいがちな言葉です。いずれも「理解する」という意味が含まれるのですが、実際の使い方としては一番気を使う難しい言葉かもしれません。

了承という言葉は「聞き入れる・受け入れる」というニュアンスが強く、了承する立場の人の方が上になります。

目上の人にあたる上司や取引先に対し、報告や提案した内容を「ご了承いただけますでしょうか?」という形の使い方。

逆に、上司や取引先がその内容に対して「異存がない・許可する」意志を示す言葉が「了承します」となります。

 

了承を使った例文

・○○の件について、ご了承いただけますでしょうか?。

・社内で了承を得ております。ご安心ください。

・価格値上がりの件、了承いたします。

使い方としては、目上にあたる人が目下の人へ使うことが多い言葉ですが、ビジネスシーンでは立場の上下に関わらず「了承する」という強いニュアンスは避け、「了承いたします」と丁寧に返すのがマナー。

間違っても、上司や取引先など目上の人へ「了承しました」は失礼にあたります!。十分注意しましょう。

 

まとめ

今回のテーマは「了解・承知・了承」など、ビジネスメールでよく使われる言葉の違いについて、元々の意味や使い分けについて例文を加えながら紹介してきました。

伝えたい意味としては、ぶっちゃけ「わかりました!」であり、英語なら「OK!」や「I see!」となるのでしょうが、日本語では文字から受けるニュアンスもあって使い分けがちょっと小難しくなっています。

慣れてしまえば「まぁ、そんなものかな」とも思えますが。

たとえば、了解と承知はどちらも「理解して認めること」を意味する言葉ですが、ビジネスシーンでは取引先や上司に対し「わかりました」は「承知しました」を使うのがベター。

ビジネスシーンで「了解」を目上の人に使うのは失礼とされています。

ちなみに、米倉涼子さん主演のTVドラマ「ドクターX 外科医・大門未知子」(テレビ朝日系列)では「御意(ぎょい)」という言葉が多々使われています。

御意とは、絶対的な主従関係が存在していた鎌倉時代~江戸時代の武家で使われていた言葉で、「承知いたしました」を意味していいるのだとか。

また、最後に紹介した「了承」こそ、認めて欲しい人と認める人、上下関係が俄然はっきり示される言葉であり、使い方には十分注意が必要です。

社会人歴25年の筆者も、恥ずかしながら最近になってやっと「了解・承知・了承」などの言葉の使分けが腑に落ちてきた感じですが、お若い方ならすぐに身につくのでしょうね。

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